本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由国家密码管理局提出并归口。

本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。

本标准主要起草人:刘越男、钱毅、姚思远、马林青、谭啸宇、张静、程主、刘芳、张喜波。

电子文件(ElectronicRecords)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件的管理,最终将依靠以计算机系统为中心的综合方法体系。在电子文件生命周期中,电子文件管理系统(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)具有重要的作用,它负责从产生电子文件的业务系统中捕获电子文件,实施维护、利用、处置,并将具有长期保存价值的电子文件移交给电子文件长期保存系统。

电子文件管理系统的成效主要取决于应用软件的质量和用户单位系统建设的水平。为提升商业现货产品(COTS)的质量,引导应用软件的研发,2012年底,国家标准化管理委员会发布了GB/T29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》。为指导电子文件管理系统在用户单位的实施,维护电子化的业务凭证,强化其对业务活动的信息支撑,全面保护机构的信息资产,特制定本标准。

本标准规定了电子文件管理系统(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)建设的过程、方法和要求。

本标准主要适用于实施ERMS的机关、团体、企事业单位和其他社会组织(以下称机构),以及为机构提供ERMS服务的咨询、研发和实施单位,为其设计、实施、使用和评估ERMS提供方法和具体指导,也可供相关主管部门、科研教学机构参考。